Zeendoc SIV Immatriculation
Gestion dossiers d'immatriculation - Logiciel archivage SIV automobile
Concessionnaires, garages, négociants de véhicules d’occasion, loueurs : votre habilitation au Système d’Immatriculation des Véhicules (SIV) s’accompagne d’une obligation d’archivage stricte.
Zeendoc dématérialise, indexe et conserve vos dossiers d’immatriculation à valeur probante, pour répondre sereinement à tout contrôle de l’administration.
L'obligation d'archivage liée à l'habilitation SIV
En tant que professionnel de l’automobile habilité et autorisé au SIV, vous réalisez les démarches d’immatriculation pour le compte de vos clients. Cette habilitation, délivrée par la préfecture et l’ANTS, impose une contrepartie : conserver l’intégralité des dossiers d’immatriculation pendant 5 ans et pouvoir les présenter à la première demande lors d’un contrôle.
Chaque dossier rassemble plusieurs pièces : mandat d’immatriculation signé, justificatifs d’identité et de domicile, certificat de cession, justificatif de contrôle technique, demande de certificat d’immatriculation. Un dossier incomplet, perdu ou illisible expose à un risque réel : la suspension, voire le retrait de votre habilitation SIV.
Le problème de l'archivage papier des dossiers d'immatriculation
- Volume : un professionnel actif accumule des centaines de dossiers par an, soit des milliers de pages à classer et stocker physiquement sur 5 ans.
- Recherche chronophage : retrouver un dossier précis lors d’un contrôle peut prendre des heures dans des archives papier.
- Risque de perte : dégradation, dossier égaré, incendie, dégât des eaux, autant de menaces sur des documents que vous êtes tenu de conserver.
- Confidentialité : ces dossiers contiennent des données personnelles à protéger au titre du RGPD.
Les bénéfices pour votre établissement
| Avant (papier) | Avec Zeendoc SIV |
|---|---|
| Recherche d’un dossier en plusieurs heures | Recherche en quelques secondes |
| Stockage physique encombrant sur 5 ans | Archivage numérique sécurisé, zéro papier |
| Risque de perte ou de détérioration | Intégrité garantie (NF Z42-013 / ISO 14641) |
| Habilitation SIV exposée en cas de contrôle | Conformité démontrable immédiatement |
| Données personnelles peu protégées | Gestion des droits et conformité RGPD |
Zeendoc : la gestion et l'archivage des dossiers SIV de bout en bout
Chaque dossier d’immatriculation est numérisé puis automatiquement indexé par Zeendoc : numéro d’immatriculation, nom du client, date, type de démarche. La reconnaissance de texte (OCR) rend l’ensemble des pièces recherchables instantanément.
Archivage à valeur probante (NF Z42-013)
Les dossiers sont conservés dans un coffre-fort à valeur probante conforme à la norme NF Z42-013 et à la norme internationale ISO 14641, garantissant leur intégrité et leur recevabilité juridique pendant toute la durée légale de conservation. En savoir plus sur l’archivage probant Zeendoc.
Recherche instantanée en cas de contrôle
Lors d’un contrôle de l’administration, vous retrouvez n’importe quel dossier en quelques secondes par simple recherche (plaque, nom, date). Fini les heures passées à fouiller les classeurs : vous présentez le dossier complet immédiatement.
Gestion des droits et conformité RGPD
Vous définissez précisément qui peut consulter quels dossiers. Les durées de conservation sont paramétrées automatiquement, avec purge à échéance, conformément à vos obligations RGPD.
Vos dossiers d’immatriculation sont accessibles en ligne, depuis l’atelier, le bureau ou en déplacement, via une connexion sécurisée. Vos équipes consultent les documents dont elles ont besoin, sans risque pour l’intégrité des originaux numérisés.
Pour quels professionnels ?
- Concessionnaires automobiles (véhicules neufs et d’occasion)
- Garages et agents de marque habilités SIV
- Négociants en véhicules d’occasion
- Loueurs et gestionnaires de flotte
- Mandataires automobiles
Déployez Zeendoc SIV avec un intégrateur de proximité
En tant qu’intégrateur Zeendoc, nous paramétrons la solution selon votre volume de dossiers et vos process, formons vos équipes et assurons le suivi. Nous accompagnons notamment les professionnels de l’automobile en Essonne et en Île-de-France.
Comment se déroule la mise en place ?
- Audit de vos besoins : volume de dossiers, organisation actuelle, postes concernés.
- Paramétrage : plan de classement SIV, champs d’indexation, droits d’accès.
- Formation : prise en main de Zeendoc par vos équipes.
- Accompagnement : suivi et support en proximité par votre intégrateur.
FAQ : Archivage des dossiers SIV
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Les professionnels habilités au SIV doivent conserver les dossiers d'immatriculation pendant 5 ans et pouvoir les présenter en cas de contrôle de l'administration.
Oui, à condition que l'archivage garantisse l'intégrité des documents. Un archivage à valeur probante conforme à la norme NF Z42-013, comme celui de Zeendoc, répond à cette exigence.
Un dossier incomplet ou introuvable peut entraîner la suspension, voire le retrait de l'habilitation SIV, indispensable à votre activité d'immatriculation.
Oui. La gestion des droits d'accès, les durées de conservation paramétrables et la sécurité de l'hébergement permettent une conformité RGPD complète sur des dossiers contenant des données personnelles.
Oui. Grâce à l'indexation automatique et à l'OCR, vous recherchez un dossier par plaque, nom de client ou date et le retrouvez en quelques secondes.
Le déploiement dépend de votre volume et de votre organisation. Après un audit, le paramétrage et la formation sont généralement réalisés rapidement par votre intégrateur de proximité. Contactez-nous pour une estimation adaptée.