Archivage électronique – Solution GED complète
sécurisez, retrouvez et valorisez chaque document de votre entreprise
L’archivage électronique désigne l’ensemble des processus permettant de capturer, classer, conserver et restituer des documents numériques de manière sécurisée, structurée et conforme aux exigences légales.
Il ne s’agit pas de stocker des fichiers sur un serveur ou dans un drive partagé.
Un système d’archivage électronique professionnel garantit :
- L’intégrité du document : le fichier conservé est identique au fichier original, sans modification possible non tracée
- La pérennité de l’accès : les documents restent lisibles sur le long terme, indépendamment des évolutions technologiques
- La traçabilité complète : chaque consultation, modification ou suppression est horodatée et journalisée
- La confidentialité : les accès sont contrôlés par profil utilisateur et les données sont chiffrées
- La valeur probante : le document peut être produit en justice ou lors d’un contrôle fiscal avec une valeur légale reconnue
La distinction essentielle : un fichier stocké dans Google Drive ou Dropbox n’est pas archivé. Il est simplement hébergé. L’archivage électronique ajoute la dimension légale, la sécurité documentaire et la gouvernance.
La loi impose des durées minimales de conservation selon la nature des documents. Ne pas respecter ces durées expose votre entreprise à des sanctions lors d’un contrôle fiscal, social ou juridique.
Un document numérique peut avoir la même valeur probante qu’un document papier, sous conditions strictes.
La valeur probante d’une archive électronique repose sur trois piliers :
- L’intégrité garantie : le document n’a pas été modifié depuis sa création ou sa numérisation (empreinte cryptographique, scellement)
- La traçabilité de la chaîne de custody : on peut prouver qui a créé, transmis, reçu et archivé le document
- La conformité du système d’archivage : le SAE (Système d’Archivage Électronique) respecte les normes NF Z42-013 et/ou ISO 14641
Zeendoc intègre ces mécanismes nativement. Chaque document archivé dispose d’une empreinte cryptographique vérifiable et d’un journal d’événements complet.
Notre solution d'archivage électronique
MonPartenaireGED est intégrateur GED et revendeur de Zeendoc, une plateforme GED et d’archivage électronique pensée pour les PME françaises qui ont besoin d’une solution robuste, sans la complexité des solutions grand compte.
Capture automatique multi-sources
Zeendoc capture vos documents depuis tous vos canaux d’entrée : email, scan, ERP, logiciel de facturation, formulaire web, dossier réseau.
Aucun document ne passe à travers les mailles.
Indexation intelligente
Chaque document est automatiquement indexé par type, date, émetteur, montant, référence grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR) et aux règles de classification configurables.
Fini la recherche manuelle dans des arborescences qui débordent.
Recherche plein texte
Tapez n’importe quel mot, montant ou référence présent dans un document Zeendoc le retrouve instantanément, même dans un PDF scanné il y a 8 ans.
Gestion des droits d'accès granulaire
Chaque collaborateur accède uniquement aux documents de son périmètre.
Comptabilité, RH, commercial, direction : des profils distincts, des accès cloisonnés, des actions journalisées.
Coffre-fort numérique et scellement
Les documents sensibles (contrats, bilans, actes juridiques) peuvent être placés en coffre-fort électronique certifié, avec scellement cryptographique et horodatage qualifié.
Archivage à valeur probante
Le SAE Zeendoc respecte les normes NF Z42-013.
Chaque document archivé est produisible en justice ou lors d’un contrôle fiscal avec une valeur légale pleine et entière.
Ces durées sont des minimums légaux. Votre secteur d’activité ou vos contrats clients peuvent imposer des durées plus longues.
Dans le doute, conservez plus longtemps, jamais moins.
| Type de document | Durée légale | Texte de référence |
|---|---|---|
| Factures clients et fournisseurs | 10 ans | Code de commerce, art. L123-22 |
| Documents comptables | 10 ans | Code de commerce |
| Contrats commerciaux | 5 ans après fin du contrat | Code civil, art. 2224 |
| Bulletins de salaire | 5 ans (employeur) / toute la vie (salarié) | Code du travail |
| Déclarations fiscales | 6 ans | LPF, art. L169 |
| Contrats de travail | 5 ans après rupture | Code du travail |
| Documents douaniers | 3 ans | Code des douanes |
| Correspondances commerciales | 5 ans | Code de commerce |
| Rapports d’assemblées | 5 ans | Code de commerce |
| Documents de sécurité | 5 ans | Code du travail |
Pour une PME sans équipe IT dédiée, le cloud hébergé en France est la solution la plus pertinente. Elle combine accessibilité, sécurité et conformité sans nécessiter de ressources techniques internes.
Zeendoc est hébergé sur des datacenters français certifiés ISO 27001, avec réplication des données sur deux sites géographiques distincts. Vos archives ne quittent jamais le territoire national.
Définissez une politique d’archivage documentée qui précise, pour chaque type de document, la durée de conservation légale, la durée RGPD et la règle de tri à l’expiration. MonPartenaireGED vous accompagne dans la rédaction de cette politique.
Archivage électronique et les 4 obligations RGPD
L’archivage électronique et le RGPD sont souvent présentés comme antagonistes.
Ils ne le sont pas, à condition de les penser ensemble dès le départ.
1. Limitation de la durée de conservation
Le RGPD impose que les données personnelles ne soient pas conservées au-delà de leur utilité.
Votre SAE doit permettre de définir des règles d’expiration automatique par type de document et de déclencher des workflows de suppression contrôlée.
2. Droit à l'effacement
Si un client ou un employé exerce son droit à l’effacement, vous devez être capable de localiser et supprimer toutes les occurrences de ses données personnelles dans votre système d’archivage, y compris dans des documents anciens.
3. Sécurité des données
Le RGPD impose des mesures techniques et organisationnelles appropriées.
Chiffrement des données au repos et en transit, contrôle d’accès, journalisation : Zeendoc intègre ces mesures par défaut.
4. Registre des traitements
Votre DPO (ou vous-même si vous assumez ce rôle) doit pouvoir documenter les traitements de données liés à l’archivage.
Zeendoc génère les rapports nécessaires à la tenue de ce registre.
Comparatif archivage cloud vs on-premise
Le choix entre une solution cloud et une solution on-premise (hébergée sur vos serveurs) est souvent le premier point de blocage.
Voici une comparaison :
| Critère | Cloud (SaaS) | On-premise |
|---|---|---|
| Coût initial | Faible (abonnement) | Élevé (infrastructure + licences) |
| Coût de maintenance | Inclus dans l’abonnement | À votre charge (équipe IT) |
| Déploiement | Semaines | Mois |
| Mises à jour | Automatiques | Planifiées, à votre charge |
| Scalabilité | Immédiate | Limitée par l’infrastructure |
| Accessibilité | Partout, tout appareil | Réseau interne ou VPN |
| Souveraineté des données | Dépend de l’hébergeur | Totale |
| Conformité SecNumCloud | Possible (selon hébergeur) | Sous votre responsabilité |
| Adapté aux PME | ✅ Oui | ⚠️ Réservé aux grandes structures IT |
FAQ archivage électronique
Un document numérisé a-t-il la même valeur qu'un original papier ?
Oui, sous conditions. La numérisation doit respecter la norme NF Z42-026 (fidélité, intégrité, contrôle qualité) et le document numérisé doit être archivé dans un SAE conforme NF Z42-013. Dans ce cas, l’original papier peut être détruit légalement. Zeendoc intègre un module de numérisation fidèle conforme à ces exigences.
Peut-on archiver des emails dans Zeendoc ?
Oui. Zeendoc dispose d’un connecteur email qui capture automatiquement les emails entrants et sortants selon des règles définies (expéditeur, objet, domaine). Chaque email archivé conserve ses métadonnées complètes (date, destinataires, pièces jointes).
Combien de temps faut-il pour migrer nos archives existantes ?
Cela dépend du volume et de l’état de vos archives actuelles. MonPartenaireGED réalise des migrations depuis tous les formats courants (dossiers réseau, SharePoint, Google Drive, ancienne GED). Pour un volume standard de PME (50 000 à 200 000 documents), le délai de migration est de 4 à 8 semaines.
Zeendoc est-il accessible en mobilité ?
Oui. Zeendoc dispose d’une interface web responsive et d’une application mobile (iOS/Android) permettant de consulter, valider et partager des documents depuis n’importe quel appareil, en déplacement ou en télétravail.
L'archivage électronique est-il compatible avec la réforme de facturation électronique 2026 ?
Absolument. Zeendoc intègre nativement Hubtimize e-Invoicing, la Plateforme Agréée Esalink. Les factures électroniques reçues via la PA sont automatiquement archivées avec leur valeur probante complète. Une seule solution couvre à la fois la conformité e-invoicing et l’archivage réglementaire.
Passez à l'action : diagnostic archivage offert
Votre situation documentaire est unique.
Volume d’archives, diversité des formats, contraintes sectorielles, niveau de maturité de votre SI, autant de paramètres qui influencent le bon déploiement d’une solution d’archivage.
MonPartenaireGED propose un diagnostic archivage gratuit en 45 minutes :
- Analyse de votre volume documentaire et de vos flux actuels
- Identification des risques de conformité immédiats
- Commandation de configuration
- Zeendoc adaptée à votre contexte
- Estimation budgétaire transparente, sans engagement